Stämmoprotokoll ska föras vid varje föreningsstämma, undertecknas av ordföranden och minst en justerare och göras tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman. Styrelseprotokoll ska föras vid styrelsemöten och förvaras betryggande.
Protokollet är det som gör besluten spårbara i efterhand. En korrekt hantering av kallelse och formalia räcker inte om protokollet sen är otydligt.
Stämmoprotokoll
Vid varje föreningsstämma ska protokoll föras. Det ska innehålla dag och plats, närvarande, dagordning, framlagda förslag, hur besluten fattats och rösterna. Protokollet undertecknas av ordföranden och minst en justerare, och ska hållas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman.
Styrelseprotokoll
Styrelseprotokoll ska föras vid styrelsemöten. De ska visa vilka som varit närvarande, vilka frågor som behandlats och vilka beslut som fattats. Reservationer och jäv ska antecknas.
Varför det spelar roll
Ett tydligt protokoll är avgörande om ett beslut senare ifrågasätts, till exempel vid klander av stämmobeslut eller vid granskning av leverantörsavtal där styrelsen behöver visa hur upphandlingen gick till.
- · Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar, 6 kap. 39 §, 7 kap. 22 §
- · Bostadsrättslagen (1991:614)
- · Föreningens egna stadgar
Bevakar tidsfrister, kallelseregler och majoritetskrav så att stämmobeslut inte kan klandras på formaliafel.