Styrelsen bör svara på medlemsmejl inom rimlig tid, hålla en saklig ton och grunda svar i stadgar, bostadsrättslagen och tidigare beslut. Känsliga eller principiella frågor bör beredas i styrelsen innan svar lämnas. Dokumentera vad som svarats och av vem.
Medlemsmejl är ofta styrelsens vanligaste kontaktyta mot medlemmarna – och samtidigt den där mest missförstånd uppstår. Ett strukturerat sätt att svara på medlemsmejl gör att styrelsen slipper improvisera och att svaren blir konsekventa över tid.
Grunda svaren i något
Bra svar bygger på stadgarna, bostadsrättslagen, ordningsregler eller tidigare styrelsebeslut. Om ingen av dessa ger svar bör frågan i regel beredas av hela styrelsen innan svar lämnas.
Ton och tydlighet
Håll en saklig och respektfull ton även när medlemmen inte gör det. Var tydlig med vad som är fakta, vad som är styrelsens bedömning och vad som är hänvisning till kommande stämma.
När ska frågan lyftas?
Rör frågan andrahandsuthyrning, större renovering, ekonomi eller principiella tolkningar av stadgarna bör svaret aldrig lämnas av en enskild ledamot ensam. Se gränsdragningen mellan stämma och styrelse för att avgöra om frågan ens är styrelsens att besvara i sak.
- · Bostadsrättslagen (1991:614)
- · Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar
- · Föreningens egna stadgar och ordningsregler
Säkerställer att styrelsens svar till medlemmar är konsekventa och korrekta – oavsett vem i styrelsen som svarar.