Bostadsrättsföreningar omfattas inte av LOU, men styrelsen har ändå ansvar att agera affärsmässigt och opartiskt. Vid jävssituationer ska den berörda ledamoten inte delta i beslutet. Dokumentera underlag, utvärdering och beslut.
Även om LOU inte gäller för bostadsrättsföreningar har styrelsen ett tydligt ansvar att agera affärsmässigt. Att följa upphandlingsformalia skyddar både föreningens ekonomi och styrelsens egen ansvarsfrihet.
Opartiskhet
Alla anbudsgivare ska behandlas lika. Undvik att lämna ut information om andra anbud, och skicka ut samma frågor och svar till alla.
Jäv
En ledamot som har personliga eller ekonomiska intressen i en anbudsgivare är jävig. Jäviga ledamöter får varken bereda eller besluta i frågan. Jävet ska antecknas i protokollet.
Dokumentation
Dokumentera förfrågningsunderlag, inkomna anbud, utvärdering och beslut. Det underlättar både framtida granskning av leverantörsavtalet och revisorernas arbete.
- · Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar, 7 kap.
- · Föreningens egna stadgar
- · God sed vid upphandling
Säkerställer att större upphandlingar hanteras korrekt enligt stadgarna (styrelsebeslut vs. stämmobeslut).