Funktion

Konsekventa och korrekta svar på medlemsfrågor

Ett färdigt svarsutkast läggs direkt i styrelsens Gmail eller Outlook – ni granskar och trycker Skicka. Den som hellre vill kan logga in på styrelse.net och klistra in vilket medlemsmejl som helst för att få ett svar där.

Fungerar direkt iGmailOutlookFärdigt svarsutkast i er egen inkorg – bara att granska och skicka.

Välj ton på svaret

Samma fråga – olika tonlägen

Ni bestämmer per svar vilken ton som passar situationen bäst. Här är samma medlemsfråga besvarad på tre olika sätt.

Medlemsfrågan

"Det här är fjärde gången jag mejlar om samma sak utan att något händer. Jag vill ha en skriftlig bekräftelse på att styrelsen tar sitt ansvar, annars ser jag mig tvungen att kontakta både media och en jurist. Ni verkar helt enkelt inte bry er om medlemmarna i denna förening."

Snällt

Empatiskt och personligt

Hej, och tack för att du hör av dig igen. Vi förstår att det är frustrerande när man känner att man inte blir hörd, och vi är ledsna att du upplevt det så. Vi kan försäkra dig om att styrelsen tar frågan på allvar och arbetar med den. Vi återkommer med besked så snart vi har mer att berätta. Hör gärna av dig om du undrar något mer under tiden.

Till jobbig medlem

Formellt, med lagstöd

Styrelsen har mottaget och behandlat samtliga tidigare mejl i ärendet. Enligt bostadsrättslagen 9 kap. är det styrelsen, inte enskild medlem, som beslutar i frågor som rör föreningens förvaltning, och styrelsens handläggningstid faller inom ramen för normal föreningsförvaltning. Skriftlig bekräftelse lämnas i protokoll i enlighet med föreningens stadgar och 6 kap. 6 § bostadsrättslagen. Vid missnöje med styrelsens beslut hänvisas till föreningsstämman.

Tydlig

Tydligt men trevligt

Hej, tack för ditt mejl. Vi hör att du är trött på att behöva mejla flera gånger, och det är fullt rimligt. Så här ligger det till: styrelsen har behandlat frågan och arbetar vidare med den enligt vår ordinarie process – det är styrelsen som fattar beslut i den här typen av frågor, inte enskilda medlemmar. Vi återkommer med skriftligt besked så snart det finns ett beslut att delge. Hör gärna av dig igen om något är oklart.

Ni väljer tonläge per svar – ingen inställning låser er.

Fungerar i er egen Gmail eller Outlook

Ni byter inte verktyg – utkastet ligger i inkorgen ni redan använder.

Bara utkast – aldrig automatiskt skickat

En människa i styrelsen måste alltid läsa igenom och trycka Skicka.

Källa i varje svar

Varje förslag är kopplat till lag, praxis, era egna stadgar och ordningsregler.

Vad handlar medlemsmejlen om?

Vanliga frågor rör underhållsansvar, andrahandsuthyrning, störningar, avgifter och tolkning av stadgar. Många är juridiskt laddade även om de vid första anblick verkar små.

Utan en systematisk hantering riskerar styrelsen att svara olika på likartade frågor – eller ge muntliga besked som inte går att stå för i efterhand.

Vanliga fallgropar

Muntliga besked som senare tolkas som styrelsebeslut.
Olika svar till olika medlemmar i samma fråga – strider mot likabehandlingsprincipen.
Svar som blandar ihop styrelsens och stämmans behörighet.
Löften som saknar stöd i stadgar eller lag.
Frågor som glöms bort när ärendet passerar mellan flera styrelseledamöter.

Så hjälper styrelse.net

Automatiskt i inkorgen: när ett medlemsmejl kommer in i styrelsens Gmail eller Outlook skapar styrelse.net ett färdigt svarsutkast, redan grundat på bostadsrättslagen, praxis och era stadgar. Det ligger och väntar bland era utkast – redo att granskas och skickas.

Manuellt på styrelse.net: den som hellre jobbar i webben kan logga in, klistra in ett mejl och få ett svarsförslag direkt – bra för att dubbelkolla ett svar, hjälpa en kollega eller jobba från en annan kanal.

Inget skickas någonsin automatiskt. Verktyget skapar utkast – en människa i styrelsen läser alltid igenom och trycker Skicka.

Vanliga frågor

Får Google eller Microsoft tillgång till våra medlemmars mejl?

Nej. Integrationen läser bara de mejl styrelsen väljer att behandla i sin egen inkorg, och innehållet delas inte vidare till Google, Microsoft eller andra tredje parter. All hantering sker enligt vår integritetspolicy.

Måste alla i styrelsen koppla in verktyget själva?

Nej. Det räcker att en person kopplar in föreningens gemensamma styrelsemejl. Övriga ledamöter kan använda styrelse.net direkt i webbläsaren och klistra in enskilda mejl vid behov.

Skickas svaret automatiskt till medlemmen?

Nej – aldrig. Styrelse.net skapar alltid ett utkast som ligger kvar i inkorgen. En människa i styrelsen måste läsa igenom det och aktivt trycka Skicka innan medlemmen får något svar.

Måste styrelsen svara på alla medlemsmejl?

Styrelsen har ingen absolut svarsplikt enligt lag, men en god förvaltning och kravet på likabehandling gör att medlemmar bör få tydliga och konsekventa svar på sina frågor.

Redo att prova?

Kom igång på minuter. Ingen bindningstid – avsluta när ni vill.

Se priser Kontakta oss