Nej, en bostadsrättsförening måste inte anlita en ekonomisk förvaltare. Det finns inget lagkrav på att köpa ekonomisk förvaltning från HSB, Riksbyggen, SBC eller någon annan leverantör. Styrelsen får sköta ekonomin själv, så länge bokföring, årsredovisning och övriga lagkrav hanteras korrekt.
För många bostadsrättsföreningar är ekonomisk förvaltning en stor återkommande utgift, och det är inte alltid tydligt vilka tjänster föreningen faktiskt behöver köpa. Här går vi igenom vad ekonomisk förvaltning innebär, vad styrelsen kan göra själv och vilka regler som gäller.
Vad ingår i ekonomisk förvaltning för en BRF?
Ekonomisk förvaltning omfattar det löpande arbetet med föreningens ekonomi: bokföring och verifikationer, registrering, kontroll och betalning av leverantörsfakturor, avisering av månadsavgifter och hyror, uppföljning av obetalda avgifter, budget och prognoser, bokslut, årsredovisning och deklaration, rapportering till styrelsen samt medlems- och lägenhetsuppgifter.
Vad som ingår varierar mellan avtal. Det viktiga är att uppgifterna behöver utföras – men inte nödvändigtvis av ett externt förvaltningsbolag.
Vad säger lagen?
Enligt 7 kap. 4 § lagen om ekonomiska föreningar ansvarar styrelsen för föreningens organisation och förvaltning och ska se till att bokföringen och ekonomin kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen får alltså utföra arbetet själv eller anlita någon annan. Ansvaret ligger alltid kvar hos styrelsen, även när en förvaltare sköter det praktiska.
Vilka ekonomiska uppgifter är obligatoriska?
1. Löpande bokföring. En BRF är bokföringsskyldig, alla affärshändelser ska bokföras med verifikationer och räkenskapsinformationen arkiveras normalt i sju år. Läs mer om bokföring i bostadsrättsförening.
2. Årsredovisning. Alla bostadsrättsföreningar ska upprätta årsredovisning. För räkenskapsår som börjar 1 januari 2026 eller senare gäller K3, vilket bland annat innebär att byggnadens betydande komponenter skrivs av separat.
3. Revision. Föreningen måste ha minst en revisor som uppfyller lagens krav på kompetens och oberoende.
4. Deklaration. Alla BRF:er lämnar Inkomstdeklaration 2. Moms och arbetsgivardeklaration kan bli aktuellt beroende på verksamheten.
5. Medlems- och lägenhetsförteckning. Styrelsen ansvarar för att förteckningarna förs korrekt och hålls uppdaterade.
6. Inlämning till Bolagsverket. För räkenskapsår som börjar 1 januari 2025 eller senare ska alla BRF:er skicka in årsredovisning och revisionsberättelse inom en månad efter stämman, och senast sju månader efter räkenskapsårets slut för att undvika förseningsavgift.
Inget av kraven innebär att föreningen måste köpa ett helt förvaltningspaket.
Kan styrelsen sköta bokföringen själv?
Ja. Det finns inget generellt krav på att den som bokför åt en BRF ska vara auktoriserad redovisningskonsult. Bokföringen måste däremot följa lagar och redovisningsregler, så föreningen behöver kunskap, lämpliga system och rutiner som inte gör arbetet beroende av en enda ledamot.
En vanlig fördelning är att styrelsen sköter fakturor, betalningar och löpande bokföring, men anlitar en redovisningskonsult för bokslut, K3-frågor och årsredovisning.
Tre sätt att organisera föreningens ekonomi
Extern ekonomisk förvaltning: ett förvaltningsbolag sköter stora delar av arbetet. Egen ekonomisk förvaltning: styrelsen hanterar ekonomin med egna rutiner och system. Delvis egen förvaltning: styrelsen sköter det löpande och köper specialiststöd vid behov.
En mindre förening med få fakturor kan ofta sköta mycket själv. En större förening med lokaler, anställda, momsredovisning eller stora projekt har oftare behov av extern hjälp.
Hur mycket kan föreningen spara?
Det beror på vad ni betalar i dag och vad ni tar över. Ni kan till exempel avisera avgifter digitalt, hantera leverantörsfakturor och löpande bokföring själva, ta fram budget inom styrelsen och köpa hjälp med bokslut och årsredovisning. Jämför nuvarande årskostnad med kostnaden för programvara, konsultstöd och den tid arbetet kräver.
Det är inte alltid billigast att göra allt själv. Målet är att köpa den hjälp föreningen faktiskt behöver – inte ett större paket än så.
Så kommer ni igång – sex steg
Steg 1: Gå igenom nuvarande förvaltningsavtal. Vilka tjänster betalar ni för, vad kostar de och vilken uppsägningstid gäller? Kan vissa delar väljas bort utan att hela avtalet sägs upp?
Steg 2: Bestäm vad ni vill sköta själva. Börja med återkommande uppgifter som är lätta att standardisera, som fakturahantering, avgiftsavisering, betalningsuppföljning och budget.
Steg 3: Välj digitala verktyg. Se till att ni kan spara underlag, följa upp betalningar, styra behörigheter och lämna över till nya ledamöter.
Steg 4: Skapa tydliga rutiner. Bestäm vem som registrerar, granskar och godkänner betalningar – och separera de rollerna så långt det går. Stäm regelbundet av bokföringen mot bankkontot.
Steg 5: Planera bokslut och revision. Bestäm tidigt vem som upprättar årsredovisningen och hanterar K3, och se till att revisorn får rätt material i tid.
Steg 6: Gör det möjligt för nästa styrelse att ta över. Dokumentera rutiner och förvara underlag och avtal så att behöriga kommer åt dem, även när kassören flyttar.
Kan en BRF säga upp sin ekonomiska förvaltare?
Ja, med hänsyn till villkoren i avtalet. Se till att föreningen får ut bokföringsmaterial, kund- och leverantörsuppgifter, uppgifter om obetalda avgifter samt aktuella medlems- och lägenhetsförteckningar. Planera övergången så att betalningar, bokföring och avisering inte avbryts.
Ekonomisk förvaltning behöver inte vara allt eller inget
Digitala verktyg gör det lättare för styrelsen att sköta delar av administrationen själv och ta in specialister där det behövs. I Styrelse.net finns redan i dag verktyg för budget, prognoser, låneöversikt, avtal och styrelsens årshjul, och vi planerar stöd för fakturering och bokföring. Se vårt verktyg.
Vanliga frågor
Måste en BRF anlita en redovisningskonsult? Nej, men föreningen behöver tillräcklig kompetens för att bokföring och årsredovisning ska bli korrekta.
Kan en liten BRF sköta ekonomin själv? Ja, om styrelsen har tid, kunskap, fungerande rutiner och lämpliga verktyg.
Måste föreningen ha revisor även om den bokför själv? Ja. Egen bokföring ersätter inte revisionskravet.
Kan man bokföra själv men köpa hjälp med årsredovisningen? Ja, det är en vanlig och ofta klok fördelning.