En bostadsrättsförening fakturerar årsavgiften enligt stadgarna, oftast månadsvis eller kvartalsvis i förskott. Styrelsen behöver ett register över medlemmar och avgifter, ett sätt att skicka avier med OCR-nummer, rutiner för påminnelser och bokföring av inbetalningarna.
Avisering av avgifter är ofta den största anledningen till att föreningar köper ekonomisk förvaltning. Men det går att sköta ekonomin själva med rätt rutiner och verktyg. Så här fungerar det.
Steg 1: Lägg upp avgiftsregistret
Utgå från lägenhetsförteckningen: varje lägenhet ska ha en årsavgift fördelad enligt stadgarna, oftast efter andelstal. Lägg också in eventuella tillägg som parkering, förråd, el eller bredband.
Steg 2: Välj aviseringsperiod
Stadgarna anger när avgiften ska betalas, oftast senast sista vardagen före varje månad eller kvartal. Avierna bör skickas ut i god tid, gärna med OCR-nummer så att inbetalningarna kan matchas automatiskt.
Steg 3: Fakturera hyresgäster i lokaler
Lokalhyror faktureras enligt hyresavtalen. Bostäder är alltid momsfria, men om föreningen är frivilligt skattskyldig för moms för en lokal ska moms läggas på den hyran.
Steg 4: Bevaka betalningar och skicka påminnelser
Stäm av inbetalningarna mot avierna varje period. Skicka påminnelse till den som inte betalat. Föreningen får ta ut dröjsmålsränta enligt räntelagen och en påminnelseavgift om det har avtalats eller följer av stadgarna.
Långvarigt eller upprepat dröjsmål kan i sista hand leda till att bostadsrätten förverkas, men bostadsrättslagen ställer stränga krav på tillsägelse och underrättelse till socialnämnden innan det kan bli aktuellt.
Steg 5: Bokför inbetalningarna
Avierna bokförs som kundfordringar och inbetalningarna mot dem. Läs mer om bokföring i bostadsrättsförening.
Fakturering i Styrelse.net
Vi bygger stöd för att avisera avgifter och hyror direkt i Styrelse.net, kopplat till boenderegistret. Funktionen är i beta – läs mer och ansök om att få prova.